MANEJO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN 

Sistema de información como gestión de recurso empresarial

Tema: SIG.. Disponible en: https://directivosygerentes.es/pymes/noticias-pymes/datisa-sistema-de-gestion Fecha de revisión: 15/08/2022

El transcurrir del tiempo a hecho de la información generada diariamente dentro de una organización, un instrumento de gestión inteligente en función del progreso exponencial a nivel empresarial, el sistema de información ha llegado para otorgar una vinculación determinante en valor agregado del producto, servicio y detección temprana de alternativas, en apoyo a subsistemas que se visualizan deficientes en su desarrollo como parte del sistema empresarial o núcleo madre del sistema gerencial. La información generada a través de cada subsistema da un valor agregado al contribuir directamente en el proceso de planificación de los recursos empresariales (ERP), por tanto, sin la integración integral de dichos subsistemas la toma de decisiones perdería su peso en oro en cuanto al plan estratégico de impacto positivo sobre la productividad y al plan de mitigación de impacto negativo en soluciones de problemas o situación que requiere según el nivel de validez, confiabilidad y precisión en la recolección de datos que a generado la información (plus para la calidad del estudio) para la planificación y control en el cumplimiento de los objetivos empresariales; De esta forma, la tecnología como parte del sistema de información operacional, administrativa y gerencial ha impulsado nuevos métodos investigativos, siendo la información obtenida la protagonista que se convierte en una plataforma integral de investigación para el núcleo madre del sistema gerencial. En otras palabras, todos los procesos que hacen parte activa de cada subsistema y que ejecuta la organización de manera interna o externa son necesarios para operar una empresa, de esta forma, el sistema de información dotado de registros que suministra cada departamento genera una fuente robusta de datos de la empresa que ordena, procesa y los transforma en información valiosa para el sistema información gerencial de la organización cumpliendo así con el papel determinante en el éxito o fracaso  empresarial. El resultado de cada análisis generado por estos datos informáticos definirá la creación  de ideas estratégicas que catalizan la empresa a mediano o largo plazo según la planificación que surja en la toma de decisiones. La conexión integrada y simultánea de estos subsistemas cohesionan las operaciones y representantes directos de la misma, situación que suele verse reflejada en colaboración, fusión de departamentos, productividad y competitividad.

En este sentido, los datos como parte del proceso de la investigación dentro del sistema de información simbolizan el nuevo petróleo del siglo XXI, el volumen de datos provenientes de las diversas fuentes o subsistemas  periféricos de la organización debe emplear herramientas de integración (ingreso, limpieza, mapeo, transformación/ procesamiento, conversión de datos) que seleccionen los datos según su tipo: estructural (organizados de manera eficiente y permite diseñar soluciones concretas), semi-estructural (Sus atributos los los dividen y no les permiten tener un esquema definido, son conocidos como no relacionales) y no estructurados (pueden proporcionar una comprensión mucho más profunda de su forma de comportarse, de hecho la capacidad de extraer valor de ellos es uno de los principales motores de rápido crecimiento del Big Data).

¿Cómo funciona el sistema de información como sistema nervioso periférico y central en la organización?  

La gerencia requiere visibilidad en tiempo real, por ello cada subsistema da soporte al sistema integral y posee aplicaciones enfocadas en cada área de la organización con procesos específicos, que van ligados al departamento que representan dentro del sistema organizacional, por lo cual, generan sus propios datos y los integran consecutivamente al sistema de información gerencial creando un solo banco de datos robusto, precisos y comparativos entre departamentos “toda una plataforma de datos recolectados que procesados dentro de un marco investigativo darán por resultado conocimiento integral de la visión unificada de la organización a través de informes acelerados de la productividad y el conocimiento de riesgos empresariales dentro de su entorno global”, las barreras que surgen son en su mayoría por falta de comunicación, desconocimiento de la organización, capacitación o “carga excesiva de información en la toma de decisiones” expresado por Bettis (2012) y citado por Rodriguez Cruz (2014) esta última como resultado de la búsqueda exponencial de la organización: la volatilidad de los mercados, precisiones competitivas, incertidumbre, necesidades de información y la información disponible. 

Los sistemas de información dentro de la organización pueden estructurarse según el nivel en Operativo, de conocimiento, administrativo y ejecutivo/ estratégico.

Autor	Nivel	Acción
Laudon y Laudon (2004) Gutiérrez Garay (2010) De Pablos Heredero et al (2012) Atalleh Al-Tarawneh (2015)	Operativo	Se enriquece diariamente con registros básicos.  Arrojan los resultados de los procesos que se registraron  de forma diaria y rutinaria. Lleva un control frecuente de compras, recepción, producción, ventas, procesos.  Es el más estructurado de la organización.
Mohammad Al - Ai (2014) Jay Visariya (2015) Gaurav Gandhi (2015) Haifa Bagdadi (2015) Laudon y Laudon (2004) Gutiérrez Garay (2010)	De conocimiento	Aprendizaje organizacional. Auxiliar al trabajador en la obtención de conocimientos nuevos.  Toma de decisiones semiestructuradas. Crea, descubre, codifica, comparte y distribuye el nivel de conocimiento de la organización. Facilita herramientas de comunicación
Laudon y Laudon (2004) Gutiérrez Garay (2010) Dominguez Coutino, A (2012)	Administrativo	Resolver problemas de planeación, organización, dirección y control Proporciona información de rutina Selecciona alternativas. Información de los procesos. Vincula las capacidades humanas con las tecnológicas. Conocimientos precisos del funcionamiento del negocio.  Emplea los procedimientos y herramientas de una interfaz.
Laudon y Laudon (2006) Gutiérrez Garay (2010) De Pablos Heredero et al (2012)	Ejecutivo/ estratégico	Facilita la información en cuanto a tendencias.  Organiza el plan de acción a mediano o largo plazo.  Comparte las desventajas y oportunidades.  Estos procesos no son estructurados. Comunicaciones avanzadas que se unen a la experiencia de los directivos.

Tabla 1. Estructura de los niveles de la organización.

Clasificación de los sistemas de información en la organización

McLeod (2000), citado por Fernández (2006), propone una clasificación de los sistemas de información en subsistemas funcionales de las actividades llevadas a cabo en las distintas áreas: SIM - SID- SIF- SIRH

Sistema de información de marketing (SIM) : Suele dividirse en subsistemas: 1. Registros internos o de contabilidad, 2. Registro de inteligencia de mercados e investigación de mercados, 3. Análisis de marketing e inteligencia de marketing. El funcionamiento se basa en la evaluación de las necesidades, desarrollo y distribución de la información.  Este sistema ofrece a la dirección del marketing oportunidades y amenazas que pueda tener la empresa en el mercado en el que opera. Toda organización requiere conocer su flujo de clientes existentes, fieles, o los diversos nichos objetivos para llegar a él a través de un proceso de comunicación. La base del marketing dentro de la investigación comercial. Gestión del marketing, planificación operativa y estratégica, no es lo que vendes es lo que satisface “Neuromarketing”, crear un vínculo valioso y leal. La gestión del marketing en la organización le apuesta al posicionamiento de la marca, por tanto se abre un abanico de actividades  que van desde la investigación de mercados, diseño, programación, desarrollo y comercialización/ marketing del producto, canales de distribución y logística, comunicación integral interna y externa, imagen, ventas, nuevas tecnologías y sus red de redes y la rentabilidad del marketing. Es una forma de evaluar la lealtad hacia la marca. Pertenece al área estratégica de la organización.

Sistema de información documental SID/ gestión documental del sistema de la organización dentro de su ambiente social- formativo- tecnológico- político/legal- administrativo- operacional- cultural con permeabilidad entre los factores (macro sistemas y microsistemas del sistema principal) impacta directamente en la producción, servicios y en los resultados de calidad: NÚCLEO ESTRUCTURANTE DE LA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN.  Informa sobre las operaciones de producción por ende puede dar fe del desempeño global de la organización, apoyar los sistemas de producción físicos, analiza los componentes del sistema, detalla los factores del entorno, representa el esqueleto, su materia prima o factor de producción los registros son transformados o procesados entre una serie de intercambio permanente en un solo sentido o en ambos cuando se haya vinculados a otros sistemas, generando un resultado de diversos impactos que se integra al gran sistema en busca de solución o potencialización pues de ello depende el crecimiento.

Función instrumentada de seguridad SIF: implementada en los sistemas de información y está compuesto por varios niveles de seguridad/ protección definidos por el NIL 1 (estratégico)-2 (administrativo)-3 (conocimiento) o 4 (operativo). Determinado por el nivel de demanda en los procesos organizacionales. Brindan la información relacionada con los estados y asuntos financieros para quien la requiera, tanto dentro como fuera de la organización. Cada nivel SIF presenta un nivel integral de la seguridad (SIL), realiza un análisis de riesgo y se establece una reducción para cada riesgo identificado en una escala comparativamente alto o comparativamente bajo en otras palabras es un estudio de peligros en operabilidad, esto incluye análisis de protección de la seguridad funcional dispuestos en una matriz de riesgos.

Sistemas de Información de Recursos Humanos SIHR o HRIS: Es el sistema que se encarga de recabar y mantener los datos que describen los recursos humanos, transformar los datos en información y luego comunicar la información a los usuarios.  Posee seis subsistemas de salida. Los subsistemas son la combinación estándar de procesamiento de datos, investigación e información estratégica. El Sistema de Información Contable (SIC) proporciona los datos de contabilidad al SIRH para que la base de datos contenga una imagen completa del recurso del personal, tanto financiera como no financiera. El subsistema de investigación de recursos humanos reúne datos mediante proyectos de investigación especiales, tales investigaciones son los estudios de sucesión, los análisis y evaluaciones de puestos y los estudios conciliatorios.   Básicamente es un subsistema de investigación de recursos humanos, identifica personas como candidatos a cargos/ puestos dispuestos como vacantes, identifica conocimientos y habilidades, estudia quejas, reclamos y sugerencias obtiene datos del entorno laboral (gobierno, proveedores, sindicatos, competidores, comunidades), describe la organización, sus integrantes y elementos del ambiente. Incluye los siguientes subsistemas: Planificación laboral, reclutamiento (selección- entrenamiento- capacitación- formación en algunos casos), administración laboral, remuneración, prestaciones, informes del ambiente laboral/ clima laboral.

Conclusión: 

Las herramientas del sistema de información como apoyo en la potencialización del sistema gerencial con impacto en los resultados de la misma pueden ser positivos o negativos según sean utilizados se construye o se fracasa. El diseño de los subsistemas dentro del sistema integrado revela información que le da a la organización valor agregado permitiendo predecir y reevaluar estrategias bajo distintas circunstancias. 

Todos construimos

Hecho por: Karol Cuello

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Tema: Herramientas de integración de datos. Disponible en: https://blogs.imf-formacion.com/blog/tecnologia/10-herramientas-integracion-datos-201907/ Escrito por: Moreno, Juan Manuel. tutor del Máster en Big Data y Business Analytics. Fecha de revisión: 15/08/2022

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